企業(yè)應(yīng)如何參展（四）

【好展會(huì)網(wǎng)】 <p> （2）展臺(tái)工作交代 展前對(duì)展臺(tái)人員進(jìn)行工作交代是展前最重要的工作之一。熟悉環(huán)境、了解工作是展臺(tái)人員工作高效率和高質(zhì)量的基礎(chǔ)。展前工作交代的目的是使展臺(tái)人員了解自己的工作環(huán)境、工作職責(zé)和工作目標(biāo)。展前工作交待可以與展臺(tái)人員培訓(xùn)同時(shí)進(jìn)行，也可以分開(kāi)進(jìn)行。 工作交代可以用開(kāi)會(huì)形式，與培訓(xùn)一樣，形式越正規(guī)越好。會(huì)上主要強(qiáng)調(diào)工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作要求以及作息和輪班安排。交代的主要內(nèi)容可以發(fā)資料由展臺(tái)人員自己閱讀。應(yīng)要求展臺(tái)人員在開(kāi)幕前閱讀完。資料內(nèi)容包括：展覽會(huì)情況、展臺(tái)情況、市場(chǎng)情況、展臺(tái)工作、活動(dòng)情況、展臺(tái)工作管理、行政后勤安排等。也可以將有關(guān)資料匯編成展出工作文件，或稱展出工作手冊(cè)，不論是散的資料或是專門編印的手冊(cè)，內(nèi)容都要根據(jù)實(shí)際工作需要和條件選擇，可以簡(jiǎn)單，可以復(fù)雜。資料或手冊(cè)要便于使用。<br /> <br /> （3）人員安排 展覽會(huì)開(kāi)幕期間，展出的主要責(zé)任就是由組織者轉(zhuǎn)向展出者和展臺(tái)人員，由展臺(tái)人員開(kāi)展接待觀眾、洽談貿(mào)易等工作。展出期間的負(fù)責(zé)人是展臺(tái)經(jīng)理。如果展覽規(guī)模大，可能要專門設(shè)立管理組織：即展覽團(tuán)，由展覽團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)負(fù)責(zé)；展覽分團(tuán)，由分團(tuán)長(zhǎng)負(fù)責(zé)；展臺(tái)，由展臺(tái)經(jīng)理負(fù)責(zé)。<br /> <br /> 2、展期工作展期工作是指展覽會(huì)開(kāi)幕到閉幕這一段時(shí)間的工作，是展覽工作重要的階段，也是正式的展臺(tái)工作階段。如果展覽籌備工作做得充分，展臺(tái)人員經(jīng)過(guò)正常培訓(xùn)和工作交代，并努力工作，展臺(tái)管理得當(dāng)，那么展出目標(biāo)應(yīng)當(dāng)能夠達(dá)到。<br /> <br /> （1）展臺(tái)工作，展臺(tái)工作的主要內(nèi)容包括接待客戶、洽談貿(mào)易、記錄和市場(chǎng)調(diào)研。<br /> <br /> A、接待客戶是展臺(tái)關(guān)鍵性工作之一。接待工作的主要內(nèi)容是發(fā)現(xiàn)新客戶并與之建立聯(lián)系，以及保持、鞏固與老客戶的聯(lián)系。 接待安排可以是隨意的，也可以是預(yù)約的。最好將預(yù)約接待安排在觀眾人少的時(shí)間。以減少會(huì)談時(shí)的打擾，同時(shí)也避免失去接待其他客戶的機(jī)會(huì)。 接待對(duì)象可以分為重要客戶、現(xiàn)有客戶、潛在客戶、普通觀眾等。重要客戶，不論是現(xiàn)有的還是潛在的，可以列出名單，事先告知展臺(tái)人員。如果發(fā)現(xiàn)重要客戶前來(lái)參觀，要予以特別的接待。要接待好現(xiàn)有的客戶，維護(hù)好關(guān)系。但是如果不是洽談業(yè)務(wù)，就不要因?yàn)樗麄兌⒄`接觸新客戶?？梢约s他們?cè)陂]館后吃飯、喝酒。接待潛在客戶是展覽會(huì)的最大優(yōu)勢(shì)、最大價(jià)值所在，也就是展臺(tái)最重要工作之一。普通觀眾一般沒(méi)有貿(mào)易價(jià)值，與展出目標(biāo)沒(méi)有直接關(guān)系，因此，不要耗費(fèi)時(shí)間和精力接待普通觀眾，但是注意不能沒(méi)有禮貌?？梢郧擅钜稽c(diǎn)，客氣地打招呼，簡(jiǎn)略地解答問(wèn)題，盡快結(jié)束交談。<br /> <br /> B、洽談工作也是展臺(tái)關(guān)鍵性工作之一，與接待工作緊密相連。洽談工作的重要內(nèi)容之一是推銷，推銷公司產(chǎn)品和服務(wù)，推銷公司形象。 有效的推銷會(huì)使?jié)撛诳蛻魧?duì)展出公司產(chǎn)生信任，對(duì)展出的產(chǎn)品、服務(wù)產(chǎn)生興趣，會(huì)使現(xiàn)有客戶對(duì)新產(chǎn)品產(chǎn)生興趣和購(gòu)買意向。達(dá)到這一步，就開(kāi)始進(jìn)入洽談階段。要積極地爭(zhēng)取與現(xiàn)有客戶簽訂新的貿(mào)易合同。但是對(duì)新客戶的大宗買賣以及投資項(xiàng)目要慎重，不宜當(dāng)場(chǎng)簽約。任何決定必須在徹底調(diào)查之后作出。報(bào)價(jià)、條件再好，也要保持慎重的態(tài)度，尤其是對(duì)展覽會(huì)臨結(jié)束前提出的大宗買賣和投資項(xiàng)目要警惕。趁熱打鐵的觀念不可使用在展覽會(huì)上。展覽會(huì)的關(guān)鍵功能是建立新的關(guān)系，展覽會(huì)之后還需要做調(diào)查工作，知根知底后再簽大筆買賣和大項(xiàng)目投資。推銷工作的成果表現(xiàn)在簽訂貿(mào)易合同。<br /> <br /> C、記錄是展臺(tái)正式工作之一。記錄對(duì)展覽評(píng)估和展覽后續(xù)工作都很重要。展臺(tái)記錄的范圍可以很廣，但是主要記錄是接待和洽談工作。記錄方式有多種，常見(jiàn)的有收名片，使用登記簿、記錄表格、電子記錄設(shè)備等。 記錄內(nèi)容、格式應(yīng)在展覽會(huì)前準(zhǔn)備好。記錄內(nèi)容根據(jù)工作需要選定，不要忽略任何重要信息，也不要記錄沒(méi)有價(jià)值的內(nèi)容。記錄格式設(shè)計(jì)主要考慮使用方便和效率。展覽會(huì)開(kāi)幕前，必須讓展臺(tái)人員熟悉記錄表格。記錄表格最好是復(fù)寫式，一式多份：一份留給當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)或代理，一份盡快發(fā)回總部，一份留在展臺(tái)，用于存檔和后續(xù)工作。復(fù)寫式表格的每份都要注明去向和用途。如果是單頁(yè)式表格，可以一天結(jié)束時(shí)或指定時(shí)間將表格內(nèi)有關(guān)情況摘出發(fā)回總部以便于工作迅速處理。 展臺(tái)人員在做記錄時(shí)，要爭(zhēng)取盡可能準(zhǔn)確，尤其是潛在客戶。準(zhǔn)確的記錄有助于后續(xù)工作的針對(duì)性和效率。展臺(tái)接待和洽談?dòng)涗浺m時(shí)統(tǒng)計(jì)。每天可以簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)，內(nèi)容包括觀眾接待數(shù)、觀眾來(lái)源、詢問(wèn)內(nèi)容、合同洽談數(shù)量和金額等，統(tǒng)計(jì)結(jié)果是每天展后會(huì)議的內(nèi)容之一。對(duì)于一些需要急辦的事則交相應(yīng)部門、人員盡快辦。在展覽會(huì)閉幕后，可以做復(fù)雜一些的統(tǒng)計(jì)、分析，包括：根據(jù)記錄建立或更新客戶名單，選編新的展出邀請(qǐng)名單；分析宣傳、廣告、公關(guān)的效率并找出改進(jìn)的方向，統(tǒng)計(jì)后續(xù)工作建議，分輕重緩急安排處理等等。記錄、統(tǒng)計(jì)、分析也要指定人定時(shí)做。對(duì)于一些后續(xù)工作，迅速統(tǒng)計(jì)并立即處理非常重要。<br /> <br /> E、聯(lián)絡(luò)、公關(guān)工作是一項(xiàng)內(nèi)容很廣的工作，在此，主要談及客戶邀請(qǐng)、接待室、送禮工作。 客戶邀請(qǐng)工作是在展前已大規(guī)模做過(guò)。在展覽期間，仍應(yīng)視需要繼續(xù)做客戶邀請(qǐng)工作。展覽期間的客戶邀請(qǐng)[Page]工作主要限于重要的現(xiàn)有客戶和潛在客戶。 接待室工作是展臺(tái)工作的一部分。如果配備接待室，要充分利用。接待室應(yīng)用于有價(jià)值的客戶和貴賓。事先要向展臺(tái)人員明確說(shuō)明誰(shuí)可以使用、什么時(shí)候使用。接待室是接待、談判、簽約的地方，氣氛要輕松一些。但是要避免造成娛樂(lè)、消閑的氣氛，避免接待室成為觀眾和展臺(tái)人員休息的場(chǎng)所，要保持接待室做生意的氣氛。接待室的招待品可以分等級(jí)提供，比如：軟飲料、酒精飲料、快餐、正餐等。招待標(biāo)準(zhǔn)要按預(yù)算定，要注重效果。接待室要保持干凈。接待工作做得好，也是展出成功的條件之一。 展出工作一般都會(huì)配備禮品，要做好禮品管理工作。要明確贈(zèng)送檔次，一般分貴賓和工作用禮品。在正常情況下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有數(shù)，不要早早用完。禮品可以事先包裝好，免得臨時(shí)送禮來(lái)不及包裝，在送禮后進(jìn)行登記。一方面為了管理，另一方面是為了以后再送禮時(shí)好相應(yīng)安排。 F、調(diào)研是展覽會(huì)的重要功能之一。貿(mào)易展覽會(huì)不僅是買賣場(chǎng)所，也是理想的調(diào)研場(chǎng)所。展覽會(huì)本身就是一個(gè)市場(chǎng)，是一個(gè)人員眾多、氣氛寬松的市場(chǎng)。在展覽會(huì)上做調(diào)研節(jié)省費(fèi)用、節(jié)省時(shí)間。進(jìn)行信息采訪，詢問(wèn)市場(chǎng)、產(chǎn)品甚至競(jìng)爭(zhēng)者的情況比在其他環(huán)境中容易。在展覽會(huì)上，展出者和參觀者都不介意回答一些問(wèn)題，有些甚至很樂(lè)意提供意見(jiàn)和建議。而在其他場(chǎng)合，就不是那么容易獲得答復(fù)。據(jù)稱，有關(guān)市場(chǎng)的任何問(wèn)題都可以通過(guò)展覽會(huì)的調(diào)研獲得結(jié)果。在展覽會(huì)上的調(diào)研范圍和內(nèi)容可根據(jù)展出需要和條件安排。 調(diào)研工作可以委托專業(yè)公司做，也可以由展臺(tái)人員自己做。專業(yè)調(diào)研公司的工作質(zhì)量高，但是他們的產(chǎn)品專業(yè)知識(shí)可能不是太精。<br /> <br /> 另外，出于經(jīng)費(fèi)、人員等方面原因，展出者大部分是自己做調(diào)研工作。</p><br>
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