點(diǎn)石成金之精打細(xì)算：會(huì)議與展覽的預(yù)算(三)

【好展會(huì)網(wǎng)】 新聞發(fā)布會(huì)涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：<BR>1、活動(dòng)策劃與主題確定<BR>2、節(jié)目策劃與議程安排<BR>3、資料準(zhǔn)備<BR>4、與會(huì)人員邀請(qǐng)、溝通與確定<BR>5、時(shí)間、場(chǎng)地落實(shí)與場(chǎng)景布置<BR>6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布<BR>7、現(xiàn)場(chǎng)氣氛控制<BR>一、清楚發(fā)布會(huì)所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會(huì)的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格。<BR>大體上，新聞發(fā)布會(huì)可以分為如下幾個(gè)類別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路：<BR>1、政治性嚴(yán)肅感<BR>2、高科技產(chǎn)品類正規(guī)中帶有活潑<BR>3、農(nóng)業(yè)類別親切、環(huán)保<BR>4、文化類別文化感、歷史感<BR>5、一般工業(yè)品科技感、品質(zhì)感<BR>6、娛樂類活潑，前衛(wèi)<BR>7、時(shí)尚產(chǎn)品經(jīng)典中帶有時(shí)代氣息<BR>8、工藝品類經(jīng)典、古拙<BR>9、其他類別相應(yīng)的風(fēng)格<BR>二、成立籌委會(huì)，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。<BR>一個(gè)發(fā)布會(huì)牽涉到方方面面，各項(xiàng)工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時(shí)進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。<BR>建立組織的原則：一是專業(yè)原則，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場(chǎng)銷售部門是對(duì)口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長(zhǎng)，故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是平衡原則，因事設(shè)組，每個(gè)組的工作量相對(duì)平衡；三是分工原則，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是扁平原則，一般在大型的活動(dòng)中有多層次的金字塔結(jié)構(gòu)，但在中型的活動(dòng)中，不宜層級(jí)大多，以保證靈活機(jī)動(dòng)，人員不要太多，精干、高效為要；五是制度原則，盡管是臨時(shí)性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。<BR>發(fā)布會(huì)通常牽涉到各個(gè)部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會(huì)在籌委會(huì)中擔(dān)任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)有些講話和表態(tài)。在整個(gè)活動(dòng)中，相關(guān)部門人員的工作可能在時(shí)間上會(huì)與其日常工作相沖突，贏得各個(gè)部門的理解和支持很重要。<BR>籌辦新聞發(fā)布會(huì)，牽扯的精力和時(shí)間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請(qǐng)專業(yè)公司代理。<BR>三、確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。<BR>時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表（倒計(jì)時(shí)）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時(shí)間上要合理,同時(shí)要留有余地，一般來說,前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來調(diào)整、完善。<BR>整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。<BR>四、活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。<BR>活動(dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容：<BR>1、會(huì)議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過程就是講話，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管發(fā)布會(huì)是一個(gè)正式的會(huì)議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì)議的開幕。<BR>在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。特別是發(fā)言的時(shí)間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長(zhǎng)度，不宜太長(zhǎng)，也不宜太短，實(shí)踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。<BR>2、主題策劃發(fā)布會(huì)的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn)XXX發(fā)布會(huì)字樣，也有的有一個(gè)大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。<BR>另外，按照國(guó)家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有新聞字樣的發(fā)布會(huì)，須經(jīng)國(guó)家新聞出版部門的審批。一般來說，實(shí)踐中，很多企業(yè)略去新聞字樣，采用其它稱法。<BR>確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)發(fā)布會(huì)的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會(huì)的各個(gè)因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會(huì)議地點(diǎn)或會(huì)議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的關(guān)鍵點(diǎn)，宜重點(diǎn)來抓。<BR>參會(huì)人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強(qiáng)的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。<BR>新聞?dòng)浾邉t是發(fā)布會(huì)的重頭，一般來說，先造一份擬邀請(qǐng)的名單，提前一周時(shí)間發(fā)出邀請(qǐng)函，然后電話落實(shí)。時(shí)間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實(shí)好后做好分類的統(tǒng)計(jì)工作。<BR><br>
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